LA ADMINISTRACIÓN DE UNA REUNIÓN MULTICULTURAL: CUANDO LO "OBVIO" DEJA DE SERLO

Por Olivier Soumah-Mis Consultor/Coach en Management Intercultural

Introducción: El Mito de la Improvisación

Imagine que convoca una reunión crucial. Usted ha preparado el contenido, conoce el objetivo y confía en su equipo. Sin embargo, durante la junta, se encuentra con miradas perdidas, malentendidos, silencios incómodos y una sensación general de que el mensaje no ha calado. ¿El problema? No fue el qué, sino el cómo. En un equipo multicultural, lo que para usted es obvio y lógico, para otros miembros del equipo puede ser confuso, irrespetuoso o directamente incomprensible. La eficiencia de una reunión multicultural no se improvisa; se diseña con minuciosidad, teniendo en cuenta las "programaciones" culturales diversas de sus participantes. El organizador que ignore estas diferencias verá cómo su junta se desvanece en frustración. Aquí le mostramos cómo transformar esos desafíos en su mayor ventaja.

1. La Planificación: El Gran Divorcio Temporal (Estructurado vs. Flexible)

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  El Problema: El conflicto entre culturas Monocrónicas (que ven el tiempo de forma lineal y secuencial: Alemania, Suiza, EE.UU., Japón) que exigen agendas días antes, y culturas Policrónicas (que ven el tiempo de forma fluida y manejan varias cosas a la vez: América Latina, Oriente Medio, partes de África) donde la improvisación es más común.
• La Solución: Establecer un "Contrato Cultural" desde el inicio.
• Comunique las reglas básicas: Al formar el equipo, establezca una norma clara: "Todas nuestras reuniones se convocarán con X días de antelación e incluirán una agenda detallada con los objetivos y los materiales de pre-work". Explique el porqué: para maximizar el tiempo de todos y asegurar contribuciones de calidad.
• Sea flexible en la forma, firme en el fondo: Envíe la agenda con suficiente antelación (3-5 días hábiles como mínimo). Para culturas más flexibles, un recordatorio amistoso el día anterior o la misma mañana puede ser útil ("¡Hola equipo! Como vimos en la agenda, nos vemos a las 10:00 para hablar sobre X. ¡Traigan sus ideas!").
• Liderar con el ejemplo: Empiece y termine la reunión a su hora, siempre. Con el tiempo, esto establecerá una nueva norma para el grupo, respetando a quienes planifican su tiempo minuciosamente.

2. La Barrera Invisible: El Idioma y la Comprensión

• El Problema: Asumir que porque todos hablan inglés, todos entienden lo mismo. Las culturas de "alto contexto" (Asia, Oriente Medio) priorizan el honor y "salvar las apariencias" y rara vez admitirán en público que no entendieron, por miedo a quedar mal o a interrumpir.
• La Solución: Crear un ambiente de seguridad psicológica.
• Conozca a su audiencia: Antes de la reunión, evalúe discretamente el nivel lingüístico de los participantes. Adapte su vocabulario y velocidad al hablar.
• Normalice el "no entender": Al inicio, diga: "Estamos hablando en un segundo idioma para muchos. Si en algún momento no he sido claro, por favor díganmelo. Es fundamental que todos estemos alineados".
• Use herramientas visuales: Apoye cada punto clave con diapositivas, gráficos o palabras escritas en una pizarra virtual. La información visual refuerza la auditiva.
• Haga preguntas de verificación: No pregunte "¿Entendieron todos?". En su lugar, formule preguntas abiertas pero específicas: "Pablo, ¿podrías contarnos cómo aplicarías este punto en tu región?" o "¿Alguien ve algún desafío potencial en este plan que no hayamos mencionado?".

3. El Significado de las Palabras: La Ilusión del Consenso

• El Problema: Palabras como "urgente", "pronto", "revisar" o "compromiso" tienen connotaciones y pesos diferentes según la cultura. Un "sí" puede significar "sí, te escuché", no "sí, estoy de acuerdo".
• La Solución: Clarificar y especificar.
• Sea específico con el lenguaje: En lugar de "Necesitamos esto pronto", diga "Necesitamos este informe para el viernes 25 a las 5 PM GMT".
• Practique la "parafraseación": Al final de un punto importante, pida a alguien que resuma con sus propias palabras lo que se acordó. "Ana, para asegurarnos de que estamos en la misma página, ¿podrías resumir los siguientes pasos que te corresponden?".
• Cree un glosario común: En proyectos largos, desarrollar un glosario de términos clave con definiciones explícitas evita malentendidos crónicos.

4. La Percepción del Tiempo: Puntualidad vs. Tiempo Fluido

• El Problema: Para algunos, las 10:00 significa 10:00. Para otros, es una sugerencia aproximada.
• La Solución: Gestionar expectativas y ser estratégico.
• Estructura "amigable para los tardones": Diseñe la agenda de modo que los primeros 5-10 minutos sean para un saludo general, una revisión de la agenda o un tema menos crítico. El punto más importante debe estar después de ese buffer.
• Empiece a la hora, siempre: No castigue a los puntuales esperando a los tardones. Esto solo refuerza el mal hábito. Agradezca a los presentes y empiece. Los que lleguen tarde se darán cuenta de que la reunión ya comenzó y se ajustarán con el tiempo.
• Asigne roles: Nombre a una persona (preferiblemente de una cultura muy puntual) como "guardián del tiempo" para ayudar a mantener el ritmo.

5. Estilos de Comunicación: Directo vs. Indirecto

• El Problema: Los directos (EE.UU., Alemania, Países Bajos) parecen agresivos. Los indirectos (Japón, Corea, Reino Unido) parecen evasivos o poco claros.
• La Solución: El organizador como traductor cultural.
• Marque el estilo al inicio: "Hoy vamos a discutir temas complejos. Animo a todos a ser abiertos y directos, pero siempre desde el respeto. Nuestro objetivo es encontrar la mejor solución juntos".
• Interprete y reformule: Si una persona directa hace una crítica dura, usted puede suavizarla: "Lo que Carlos está señalando es la importancia de revisar los riesgos del plan B. Gracias, Carlos. ¿Qué otros riesgos ven los demás?".
• Cree canales alternativos: Después de la reunión, contacte individualmente a los miembros más callados y pida su opinión. A menudo, se expresarán mejor en privado o por escrito.

6. Jerarquía y Participación: ¿Quién Puede Hablar?

• El Problema: En culturas con alta distancia jerárquica (China, India, Rusia), los subordinados no contradicen al jefe. En culturas con baja distancia jerárquica (Escandinavia, Israel), el debate es horizontal y caótico.
• La Solución: Gestionar la participación activamente.
• Asigne la palabra deliberadamente: No espere que todos hablen libremente. Diríjase directamente a las personas por su nombre: "Keiko, me encantaría conocer tu perspectiva desde el mercado japonés".
• Utilice rondas: Para temas cruciales, haga una ronda donde cada persona, sin excepción, deba dar su opinión breve. Esto obliga a la participación de manera ordenada y equitativa.
• Proteja a los junior: Si un senior interrumpe o descarta la idea de un junior, intervenga: "Agradezco tu punto, Luis. Quisiera dejar que María terminara su idea para luego contrastar ambas perspectivas".

7. El Seguimiento: De lo Oral a lo Escrito

• El Problema: Las culturas orales no le darán prioridad a leer una minuta extensa.
• La Solución: Hacer el seguimiento imposible de ignorar.
• Minuta visual y de acción: La minuta debe ser ultra clara. Use tablas con: Punto Decisivo | Responsable | Fecha Límite | Estado.
• Lea la minuta en voz alta: Dedique los últimos 2 minutos de la reunión a leer en voz alta la tabla de acciones. "Para cerrar, quiero asegurarnos: Pedro, tú te encargas de X para el día 5. María, tú de Y para el día 7. ¿Alguien tiene algún impedimento con lo que le correspondió?".
• Use múltiples canales: Envíe la minuta por correo y también compártala en un canal de Teams/Slack/WhatsApp del equipo con un mensaje: "¡Hola equipo! Minuta de la reunión adjunta. Los plazos clave están en amarillo. ¡Gracias por su gran trabajo!".

Conclusión: ¿Cómo hacer de nuestras diferencias una fuerza?

La respuesta a la pregunta final reside en un cambio de mentalidad fundamental: la inteligencia cultural.

El organizador de una reunión multicultural exitoso no da por sentado que su "normal" es universal. En lugar de ver las diferencias como obstáculos, las ve como piezas de un rompecabezas más complejo y, por lo tanto, más rico. La fuerza del equipo multicultural no surge a pesar de las diferencias, sino gracias a ellas.

Un equipo homogéneo piensa de forma similar. Un equipo multicultural, cuando está bien gestionado, aborda un problema desde ángulos que el otro ni siquiera contemplaba. La “directitud” de un colega alemán saca a la luz los problemas crudos; la diplomacia de un colega tailandés encuentra el camino para implementar la solución sin crear resentimiento; la perspectiva de un colega brasileño innova en la estrategia de mercado; y la meticulosidad de un colega japonés anticipa todos los riesgos.

La clave, por tanto, es dejar de buscar quién tiene la razón y empezar a buscar cuál es la mejor manera de combinar nuestras perspectivas para encontrar la mejor solución. El organizador actúa como facilitador, puente y traductor cultural. Su trabajo no es suprimir las diferencias, sino orquestarlas para crear una sinfonía de eficiencia e innovación que ningún equipo homogéneo podría igualar.

La próxima vez que convoque una reunión, no improvise. Diseñe con empatía, lidere con inteligencia y convierta la diversidad en su ventaja estratégica definitiva.