MANAGING COMUNICATION IN THE INTERCULTURAL VIRTUAL TEAM

Working in an intercultural environment is becoming increasingly common. One of the results of such set-ups is an experience of more communication difficulties. Different approaches to areas such management, communication, time, meetings, conflict resolution and the sharing of information are all culturally relative. When cultures come together and differ in their approaches, misunderstandings can and do occur. It is these that can often lead to poor team performance or morale.

The intercultural team is by no means a straightforward environment. People need to be aware and sensitive to the dynamics of the group. However, consider the extra challenges when this team is virtual. By their very definition, virtual teams bring together people from different time zones, cultures, geographies and mind-sets making it highly unlikely that much team work will happen face-to-face, if at all. Consequently communication takes on a whole new dimension making it even more of a challenge.

In order to operate effectively any team needs trust. Building trust is critical. Yet in the virtual team this is very difficult to achieve. Without spending much time together can a team really gel? Some cultures such as the U.S. or Germany may find it easy, i.e. they come from cultures where the relationship is not crucial. Other, more relationship driven cultures such as the Middle East or South America, may however struggle to ever feel totally at ease working with someone they do not know on a personal level.

Cultures have different ways of communicating; some are comfortable expressing opinions and discussing things openly and directly; others look for more subtle ways of expressing themselves. Some may have no issues raising delicate subjects in front of others; many cultures would not even contemplate doing so in an open arena. Some cultures use a lot of non-vernal communication such body language and eye-contact to convey meaning; others rely almost completely on the spoken word. Some cultures are comfortable getting right down to business while others need a little time to make dialogue comfortable.

Working "blind", i.e. not being in each others presence, increases the chances of misunderstandings. Throw in the cultural complexities and managing this is twice as problematic. Team members who are quieter (whether due to cultural or personal leanings) will make less of a contribution on telephone conference calls. Language proficiency will also play a significant role in the ability of people to contribute. Imagine how challenging it is for someone to join a spirited conversation on the telephone if they are either uncomfortable interrupting or not fluent in the language being used.

These are but a few of the many intercultural complexities that make virtual teams very challenging.

For those working in an intercultural virtual team, the following ten tips are good guidelines to keep in mind to ensure communication is kept clear:

1. If possible it is beneficial to bring all team members together physically. This can be at the birth of the team or at regular intervals.
2. The manager or team together should establish clear ground rules of engagement covering issues such as:
a. How meetings are to be structured
b. How decisions will be made
c. How written communications will be used
d. How responses should be processed or given
e. How conflicts will be resolved
f. Whether interrupting a speaker will be acceptable
3. Written agendas for team meetings are important to give structure.
4. Clear, easy-to-understand objectives that are communicated frequently must be created.
5. Carefully monitor how comfortable all team members are with the technology used in virtual meetings or communication. Support those that may be struggling.
6. Develop clear guidelines for email regarding formality and timeliness of response.
7. Solicit feedback from all participants.
8. Be careful not to always interpret silence as agreement or incomprehension.
9. Follow-up meetings with written communication to be sure everyone understands.
10. Create an atmosphere that tolerates differences.

El año 2009 un año sin Expatriaciones

Es evidente que la crisis mundial no ayudo en el desarrollo de las actividades de consultoría y de capacitación en administración transcultural. Proyectos retrasados, cancelados, etc.

Admito que abandone durante todo este año 2009 a mi blog. Me enfoque en el desarrollo de mi segunda actividad de organizaciones de eventos de networking.

Pero estoy de regreso y a partir de enero 2010 encontrarán nuevos articulos sobre la temática de la interculturalidad.

Quedense al contacto, si tienen preguntas al propósito me pueden contactar, será un placer aportarles soluciones o quitarles dudas (si puedo).

Mientras les deseo a todos unas felices fiestas y un año 2010 lleno de sorpresas, viajes y descubriemientos.

2009 a dead year for expatriations

It is clear that the world crisis did not facilitate the expatriations, the activity of cross cultural consulting and trainings was more than reduced. Many put off, cancelled projects, etc.

I admit that I abandoned my blog during one year I focused on the development of my second activity the organization of networking events. But I come back and for year 2010 I go month after month update this blog which contains many articles about cross culturality problems in the business world.

So keep in touch, you will find from January new articles, you can also contact me if you have questions on the subject.

While waiting for, I wish you all Merry Christmas and year 2010 full of surprises, discoveries and trips.

Una année 2009 morte d'un point de vue expatriation

Il est clair que la crise mondiale n'a pas favorisé les expatriations, l'activité de conseils et de formations a été plus que réduite. Beaucoup de projets reculés, annulés.

J'avoue que j'ai délaissé mon blog pendant un an je me suis focalisé sur le développement de ma deuxième activité l'organisation de soirées de networking. Mais je reviens et pour l'année 2010 je vais mois après mois actualiser ce blog qui comporte beaucoup d'articles sur la problématique de l'interculturalité.

Donc resté en contact, vous trouverez à partir de janvier de nouveaux articles, vous pouvez également me contacter si vous avez des questions sur le sujet.

En attendant je vous souhaite à tous de bonnes fêtes de fin d'année et une année 2010 pleines de surprises, de découvertes et de voyages.

Cross cultural management by Carlos Ghosn

Du G8 au G13: Pour continuer à être visible et à se faire entendre

Les puissants du monde sont réunit sur l’île d’Hokkaido au Japon, pour envisager des solutions aux nombreux problèmes qui assaillent notre bonne vieille terre comme le réchauffement de la planète, la crise alimentaire mondiale ou encore la flambée du pétrole.

Le président français lui, a proposé à ses homologues de passer de 8 à 13, c'est-à-dire d’intégrer dans le groupe actuel du G8, 5 nouveaux pays : La Chine, l’Inde, le Brésil, le Mexique et l’Afrique du Sud.

Certains pensent que de se mettre d’accord à 8 n’était pas simple, ca le sera encore moins à 13. Alors une question se pose, pourquoi ne pas rester à 8 en tenant compte simplement des évolutions des différentes économies ?

Lorsque l’on parcours le dernier rapport semestriel du Fond Monétaire International « The World Economic Outlook database » d’avril dernier, il est certainement préférable pour les « vieilles » économies d’élargir le groupe au risque de s’en retrouver exclu très rapidement.

Les rapports de force s’inversent

En effet ce rapport établit un classement des pays par rapport à leur PIB pour 2007, 2008 et 2009, c’est à dire la richesse globale créée par chacun d’entre eux en termes de parité de pouvoir d’achat (PPA). Ce qui change par rapport à ce que chacun à en tête en ce qui concerne l’ordre établit habituel, c’est que la 2ème puissance mondiale n’est plus la Japon mais la Chine avec un PIB de 6.991.036 Millions de dollars, la 4ème n’est plus la grande Bretagne mais l’Inde avec un PIB de 2.988.867 Millions de dollars, la 7ème puissance devient la Russie avec un PIB de 2.087.815 Millions de dollars et qui au passage passe devant la France qui pour 2007 a généré un PIB de 2.046.899 Millions de dollars et qui du coup passe à la 8ème place mondiale. Le Brésil lui, passe devant l’Italie et juste derrière la France, avec un PIB de 1 835 642 Millions de dollars ce qui en fait la 9ème puissance mondiale. D’après l’étude du Fond Monétaire Internationale dans les 5 ans le Brésil devrait passer devant la France.

Les exclus du G8 ? L’Italie devient la 10ème puissance et le Canada à la 13ème place. L’Espagne est passée à la 11ème place et le Mexique à la 12ème. La France quant à elle a encore un sursis avec sa 8ème position mondiale.

Dans le même temps une autre étude, de prospective celle là, publiée en Juin dernier par le cabinet d’audit et de conseil Price Waterhouse Coopers (PWC) nous démontre qu’à l’aube de 2025 la Chine prendra la première place mondiale devant les Etats-Unis et l’Inde.

Le déplacement du centre de gravité du monde économique vers l'Orient se confirme et sera exponentiel, dans les décennies qui viennent.

Avec ces données, la proposition du président Sarkozy prend tout son sens, il vaut mieux être dans un G13 si l’on veut encore être visible et se faire entendre.

Par Olivier Soumah-Mis

Last interview of Olivier in "Le Monde Economie" NewsPaper 16 Juin 2008

SPÉCIAL HAUTS POTENTIELS

"Etre capable de voir avec les yeux des autres"

LE MONDE ECONOMIE 16.06.08 11h52 • Mis à jour le 16.06.08 11h52

Il serait faux de prétendre que les écoles chargées de former les managers de demain négligent la dimension interculturelle. Depuis une bonne décennie, les échanges à l'étranger et l'accueil d'étudiants internationaux se sont développés (30 % d'une promotion à HEC). Sans parler des grands MBA qui, surtout en Europe, brassent plusieurs dizaines de nationalités dans une même classe. "Ces expériences font prendre conscience aux étudiants des différences de perception, reconnaît Olivier Soumah-Mis, qui a enseigné dans plusieurs grandes écoles. Mais ce n'est pas parce qu'on en est conscient que l'on peut s'y adapter. Savoir qu'il ne faut pas parler à un Japonais en le regardant dans les yeux car c'est un signe d'agression et s'y tenir, ce n'est pas pareil ! On ne peut pas toujours y penser et être dans l'effort."

Au-delà de ces difficultés intrinsèques, certains s'interrogent sur la vision du monde transmise dans les enseignements : "Les étudiants n'envisagent jamais de se retrouver un jour sous les ordres d'un Indien ou d'un Chinois, car ils ont en tête un ordre mondial bien établi, note Fred Seidel, professeur d'éthique des affaires et de management international à l'EM Lyon. Pour un jeune Européen par exemple, la question du colonialisme est lointaine et dépassée, alors que les Chinois ou les Indiens n'ont pas du tout oublié cette réalité. On ne s'interroge jamais sur ce qu'ils apprennent de l'Europe à l'école : on suppose qu'ils connaissent l'histoire européenne, alors que la réciproque n'est jamais vérifiée ! Il faut renforcer la capacité de nos étudiants à voir avec les yeux des autres." L'EM Lyon prépare d'ailleurs une refonte de ses cours en business international pour la rentrée, avec un accent mis sur la géopolitique du monde multipolaire et l'éthique des affaires. "Il va falloir apprendre à agir envers les étrangers d'une manière qui soit moralement acceptable par eux, et non plus guidés par la seule notion d'efficacité. C'était une attitude que l'on se permettait quand on était en position dominante, mais les choses sont en train de changer."

Sarah Piovezan

Article paru dans l'édition du Monde du 17.06.08.
Lien vers Le Monde : http://www.lemonde.fr/talents-fr/article/2008/06/16/etre-capable-de-voir-avec-les-yeux-des-autres_1058641_3504.html